Algoritmos en el trabajo: qué debes contar a tu plantilla desde el 5 de octubre

Lo que ha cambiado

El Real Decreto 723/2026, de 9 de septiembre, se publicó en el BOE el 15 de septiembre y entró en vigor el 5 de octubre de 2026. Transpone la directiva europea de condiciones laborales transparentes y previsibles y sustituye al antiguo Real Decreto 1659/1998 sobre la información que la empresa debe dar a cada trabajador.

La novedad que más importa a quien usa automatización o IA está en su artículo 3.2.k: la empresa debe informar por escrito de la existencia de sistemas algorítmicos o automatizados de toma de decisiones y, cuando se usen para decidir sobre condiciones de trabajo, también de sus pautas, criterios y reglas de funcionamiento.

El 7 de octubre, la Agencia Española de Protección de Datos publicó una nota sobre cómo encaja esta obligación con el RGPD. Su idea central cabe en una frase: el decreto no es una autorización para usar algoritmos, sino un deber adicional de información sobre su existencia y funcionamiento.

A quién afecta

A cualquier empresa con contratos laborales de más de cuatro semanas que use un sistema automatizado para decidir sobre su plantilla. No hay excepción por tamaño, así que una pyme está tan obligada como una gran empresa.

Las decisiones que menciona la norma son:

• Jornada: cuadrantes, turnos, guardias.
• Asignación de tareas: reparto de expedientes, pedidos, clientes o rutas.
• Salario: comisiones, variables, incentivos.
• Progresión profesional: evaluaciones de rendimiento que pesan en un ascenso.
• Lugar de trabajo y extinción del contrato.

Lo relevante no es la tecnología, sino el uso. Como resume el análisis de Merca2, entra el sistema cuyo resultado (una puntuación, una clasificación, una alerta o una recomendación) se usa de forma sistemática para fijar o cambiar condiciones de trabajo, aunque luego lo aplique una persona. Un programa que solo guarda documentos o registra la jornada no decide nada.

Ojo con un caso que vemos cada vez más: un agente de IA que reparte el trabajo entrante entre el equipo. Si decide quién lleva cada expediente o cada cliente, está asignando tareas, y eso entra de lleno en el supuesto.

Qué hay que entregar, cuándo y cómo

Dos matices de la nota de la AEPD que conviene no pasar por alto:

• No vale remitir al convenio. La información sobre algoritmos no está entre los puntos que se pueden cumplir con una simple referencia a la ley o al convenio colectivo. Hay que explicarla en concreto.
• No hace falta esperar al modelo oficial. El decreto encarga al SEPE un modelo de documento informativo, pero la AEPD recuerda que su disponibilidad no condiciona que la obligación sea exigible.

Tres obligaciones distintas sobre el mismo sistema

El error más fácil es pensar que, con un documento, todo está cumplido. La AEPD distingue tres planos, con destinatarios y contenidos diferentes:

1. Cada trabajador (Real Decreto 723/2026): existencia del sistema y, si decide sobre condiciones de trabajo, sus pautas, criterios y reglas.
2. La representación legal, si la hay (artículo 64.4.d del Estatuto de los Trabajadores): los parámetros, reglas e instrucciones en que se basan los algoritmos o la IA que inciden en condiciones de trabajo, acceso al empleo y perfiles.
3. Candidatos y trabajadores afectados (RGPD): finalidad, base jurídica, datos, conservación y derechos y, si hay decisiones automatizadas relevantes, información significativa sobre su lógica y sus consecuencias.

Dar por cumplido uno con otro es justo lo que la AEPD pide evitar. Los riesgos de protección de datos de los agentes los repasamos en agentes de IA en la empresa: riesgos, RGPD y AI Act.

La advertencia de la AEPD: que la persona decida de verdad

La nota se apoya en una advertencia que la AEPD hizo pública el 23 de septiembre a una empresa que preparaba una IA para puntuar y priorizar currículums. La herramienta aún no funcionaba, la empresa decía que la decisión final sería humana y que no analizaría atributos sensibles. Aun así, la Agencia recordó lo que espera:

• Evaluar el riesgo antes y hacer una evaluación de impacto si el riesgo puede ser alto.
• Protección de datos desde el diseño, no añadida al final.
• Información clara y comprensible para candidatos y trabajadores.
• Intervención humana efectiva: quien revisa debe poder valorar la puntuación con criterio y apartarse de ella, no limitarse a asumirla.

La nota va un paso más allá: la persona revisora tiene que conocer las limitaciones del sistema, ver los factores relevantes y tener tiempo y autoridad para cambiar el resultado. Recomienda registrar las discrepancias con la recomendación automática, porque una ausencia sistemática de discrepancias puede indicar que en la práctica se está aprobando sin mirar. Es lo mismo que defendemos en supervisar agentes de IA.

Tampoco basta decir que la herramienta «no usa datos sensibles»: hay que comprobar que otras variables no permiten deducirlos. Y si el sistema lo ha desarrollado otra empresa del grupo o un proveedor, la responsabilidad sigue siendo de quien lo usa.

Lista de comprobación para una pyme

Adaptado de las actuaciones que recomienda la AEPD antes de implantar:

1. Haz inventario. Apunta cada herramienta, incluidas las de terceros, que apoye o tome decisiones sobre candidatos, turnos, tareas, rendimiento, sueldo, promoción o despido.
2. Documenta cada una. Finalidad, datos que usa y de dónde salen, variables principales, reglas de decisión y papel real de la persona que revisa.
3. Decide el encaje legal. Base jurídica, si aplica el artículo 22 del RGPD, nivel de riesgo, si hace falta evaluación de impacto y la clasificación según el Reglamento de IA (lo resumimos en AI Act tras el Ómnibus).
4. Redacta la explicación para trabajadores, candidatos y representación legal, por separado, y pruébala con ejemplos: qué factores pueden influir a favor o en contra.
5. Diseña la supervisión con autoridad para corregir, tiempo suficiente y registro de discrepancias.
6. Guarda pruebas de la entrega, de cada actualización, de los cambios del sistema y de las incidencias.

Cómo lo hacemos en Amud

En los agentes de IA que construimos, cada agente tiene una descripción de puesto por escrito: qué hace, con qué datos, qué reglas sigue y qué debe aprobar una persona. Esa misma documentación es la base de la información que pide el Real Decreto 723/2026. Además, cada decisión queda registrada con su autor y con las correcciones de quien la revisa, así que las discrepancias se pueden medir desde el primer día. Si ya usas algún sistema que reparte trabajo o evalúa a tu equipo, te ayudamos a inventariarlo y a dejarlo documentado.