Asesorías
Automatización e IA para asesorías y gestorías
En una asesoría, cada trimestre se repite la misma carrera: pedir facturas, esperar a que lleguen, contabilizarlas a mano y cuadrar antes del plazo. Un empleado digital se encarga de la recogida, la clasificación y los avisos para que tu equipo dedique su tiempo a asesorar.
La mayor parte del trabajo repetitivo de una asesoría no está en la contabilidad en sí, sino en todo lo que la rodea: conseguir la documentación, ordenarla, registrarla y avisar a tiempo. Es exactamente el tipo de trabajo que mejor se automatiza.
Los procesos que más horas consumen
Recogida de documentación
Facturas por correo, fotos por WhatsApp, PDFs en carpetas compartidas y el cliente que lo manda todo el último día. Cada trimestre, alguien del equipo dedica días enteros a reclamar documentos.
Contabilización de facturas
Descargar, leer, comprobar datos fiscales, imputar a la cuenta correcta y registrar en el programa de contabilidad. Factura a factura, cliente a cliente.
Calendario fiscal y laboral
Declaraciones trimestrales y anuales, nóminas, seguros sociales y cada plazo de cada cliente, con su documentación preparada a tiempo.
Notificaciones y requerimientos
Notificaciones de la Agencia Tributaria y de la Seguridad Social que hay que revisar, asignar a un cliente y contestar dentro de plazo.
Qué hace un empleado digital en tu asesoría
- Pide la documentación antes de cada cierre a cada cliente, por su canal habitual, y le recuerda lo que falta hasta que llega.
- Clasifica lo que recibe: identifica el cliente, el tipo de documento y el periodo, y lo archiva en su carpeta.
- Lee las facturas y prepara el asiento en tu programa de contabilidad, marcando para revisión las dudosas.
- Controla los plazos de cada cliente y avisa al asesor responsable con antelación.
- Registra las notificaciones que llegan, las asigna al cliente correspondiente y crea la tarea con su fecha límite.
- Responde a las consultas frecuentes de los clientes con sus datos reales y deriva el resto al asesor.
Por dónde empezar
Casi siempre, por la recogida de documentación y la contabilización de facturas: es donde se concentran las horas y donde el ahorro se mide con más facilidad. Puedes estimarlo con la calculadora de ahorro o leer el detalle en automatizar una asesoría: facturas, requerimientos y documentación de clientes.
Preguntas frecuentes
¿Funciona con mi programa de contabilidad?
Trabajamos con los programas más habituales en asesorías, como A3, Sage, Holded u Odoo, entre otros. Si el tuyo no tiene API, buscamos la vía más estable: importaciones de ficheros, carpetas vigiladas o exportaciones programadas.
¿Qué pasa con las facturas mal escaneadas o incompletas?
No se contabilizan a ciegas. Si una factura es ilegible, está duplicada o le falta un dato fiscal, queda en una bandeja de revisión con el motivo, y el empleado digital puede pedir al cliente una copia mejor.
¿Puede contestar a las consultas de mis clientes?
Puede responder a las preguntas frecuentes —qué documentación falta, cuándo vence un plazo, en qué estado está un trámite— con los datos reales de cada cliente. Lo que requiere asesoramiento se deriva al asesor con la consulta resumida.
¿Cómo se protegen los datos fiscales de mis clientes?
Los datos de cada asesoría están aislados, las credenciales se guardan cifradas, cada acción queda registrada y los modelos de IA se usan a través de API empresariales que no entrenan con tus datos.
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Blog
Automatizar una asesoría: facturas, requerimientos y documentación de clientes
En una asesoría, el trabajo que más horas consume no es asesorar: es conseguir los papeles, ordenarlos y registrarlos a tiempo. Estos son los procesos que se pueden automatizar y cómo hacerlo sin perder el control.
Servicio
Automatización de procesos para pymes
Quitamos a tu equipo las tareas que se repiten cada día —copiar datos, registrar facturas, perseguir seguimientos— y las convertimos en flujos que funcionan solos sobre tus herramientas actuales.
Guía
Calculadora de ahorro por automatización
Ajusta los datos de tu equipo y descubre cuánto te cuesta al año el trabajo repetitivo y qué parte podrías recuperar automatizándolo. Debajo explicamos la fórmula para que puedas comprobarla.
¿Qué tarea te gustaría quitarte de encima?
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