Factura electrónica obligatoria y Verifactu en 2028: qué cambia para pymes y asesorías

Lo que ha pasado esta semana

Dos noticias en dos días que cambian el calendario de cualquier pyme y de cualquier asesoría:

• 5 de octubre de 2026. El BOE publica la Orden HAC/1028/2026, que regula la solución pública de facturación electrónica de la Agencia Tributaria. Ese mismo día, Hacienda anuncia que Verifactu se retrasa a octubre de 2028 para que coincida con la factura electrónica obligatoria.
• 6 de octubre de 2026. La Orden entra en vigor y, con ella, empieza a contar el plazo de la factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales que prevé el Real Decreto 238/2026.

Hasta ahora la factura electrónica era "algo que llegaría". Desde hoy tiene fecha.

El calendario

Antes del anuncio, Verifactu era obligatorio desde el 1 de enero de 2027 para las sociedades y desde el 1 de julio de 2027 para el resto, según el Real Decreto-ley 15/2025. La idea ahora es que los dos sistemas lleguen a la vez y converjan técnicamente.

Qué cambia en la práctica

La factura deja de ser un PDF

Entre empresas y profesionales, la factura tendrá que ser un fichero estructurado que siga el estándar europeo EN 16931, en una de estas sintaxis: UBL, CII, EDIFACT o Facturae. Se podrá intercambiar a través de la solución pública de la Agencia Tributaria o de una plataforma privada, que en ese caso enviará una copia a la solución pública.

Un PDF por correo no será, por sí solo, una factura válida entre empresas obligadas. Las facturas a consumidores finales quedan fuera de esta obligación.

Hay que comunicar si la aceptas y cuándo la pagas

Es el cambio que más se nota en el día a día. Quien recibe una factura tendrá que informar de:

• Su aceptación o rechazo comercial, con la fecha.
• Su pago efectivo completo, con la fecha de pago.

Y debe hacerlo en un máximo de cuatro días hábiles. El objetivo es medir la morosidad real, así que la información sobre plazos de pago dejará de depender de lo que cada empresa declare.

Hacienda verá las facturas casi en tiempo real

Con la factura electrónica y Verifactu funcionando a la vez, la Agencia Tributaria tendrá una copia de cada factura entre empresas y de su estado. Las discrepancias entre lo facturado, lo declarado y lo cobrado serán más fáciles de detectar.

Lo que significa para una pyme

Dos años parecen mucho, pero hay que hacer tres cosas y ninguna se hace en una semana:

1. Comprobar el programa de facturación. ¿Puede emitir y recibir facturas estructuradas y conectarse a la solución pública o a una plataforma? Si no, toca cambiarlo o ampliarlo.
2. Ordenar los datos de clientes y proveedores. NIF, direcciones y condiciones de pago correctos, porque un fichero estructurado no admite datos incompletos.
3. Preparar la recepción. Alguien, o algo, tendrá que revisar cada factura recibida, aceptarla o rechazarla y comunicar el pago a tiempo.

Lo que significa para una asesoría

Para una asesoría o gestoría el impacto es doble: cambia su propio trabajo y tiene que acompañar a todos sus clientes.

• Censo de clientes. Saber qué clientes superan los 8 millones (octubre de 2027) y cuáles no (octubre de 2028), y con qué programa factura cada uno.
• Una campaña de comunicación larga. Avisar a cada cliente de su fecha, de lo que tiene que cambiar y de lo que necesita de él la asesoría, y recordárselo hasta que esté listo.
• Recepción estructurada. Las facturas llegarán como datos, no como imágenes. La lectura se simplifica, pero seguirá habiendo tickets, facturas de proveedores no obligados y periodos de convivencia.
• Estados de pago. Los estados de aceptación y pago tendrán que coincidir con lo que diga la conciliación bancaria. Es una fuente nueva de descuadres.

Qué conviene automatizar ya

El calendario deja margen para hacerlo bien, y estas automatizaciones ahorran horas desde el primer mes, haya o no factura electrónica:

• Recepción y lectura de facturas de todos los canales, con validaciones (NIF, cuadre, duplicados) antes de registrar. Cuando lleguen ficheros estructurados, el mismo flujo los leerá sin OCR. Lo explicamos en software para automatizar facturas en una asesoría.
• Conciliación bancaria que cruce cobros y pagos con facturas. Será la base para comunicar el estado de pago sin hacerlo a mano.
• Comunicación con clientes por tramos. Un empleado digital puede avisar a cada cliente según su fecha, recoger qué programa usa, recordarle lo pendiente y dejar a la asesoría un tablero con quién está listo y quién no.
• Revisión de datos maestros. Detectar clientes y proveedores con NIF o direcciones incompletas antes de que una factura estructurada se rechace por ello.

Por dónde empezar

Haz el censo: cuántas facturas emites y recibes, con qué programa y por qué canales llegan. Con eso se ve qué tienes que cambiar y qué te conviene automatizar primero. Si tienes una asesoría, el resto de procesos que se pueden automatizar están en automatizar una asesoría y en automatización para asesorías y gestorías.

Las normas citadas se pueden modificar: comprueba siempre el calendario vigente en el BOE y en la sede de la Agencia Tributaria.