Pregunta por chat a los Excel y documentos de tus clientes, sin subirlos a ChatGPT

En una asesoría, muchas preguntas se responden abriendo un Excel: el mayor que manda un cliente, el extracto del banco, el listado de facturas del trimestre. ¿Qué proveedores han subido más este año? ¿Qué facturas no tienen el IVA bien? ¿Qué cobros del extracto no tienen factura? Cada respuesta son filtros, tablas dinámicas y fórmulas, y media hora de alguien que sabe hacerlas.

Es el trabajo que más se presta a delegar: la forma de actuar es clara y la pregunta se puede decir en una frase.

Qué le puedes preguntar

• «En el Excel de ventas de este cliente, ¿cuáles son los diez clientes que más han facturado este año, y cuánto respecto al anterior?»
• «Cruza el extracto del banco con el listado de facturas emitidas y dime qué cobros no tienen factura.»
• «De estas facturas recibidas, ¿cuáles llevan un tipo de IVA que no cuadra con el concepto?»
• «Resume este contrato de arrendamiento: partes, duración, renta y cláusulas de actualización.»
• «Agrupa los gastos del trimestre por proveedor y prepárame un Excel con el resumen.»

Cómo funciona

1. 01

   Eliges el cliente y el fichero

   O se lo pides por su nombre: el asistente lo busca en la carpeta del cliente.

2. 02

   Preguntas en lenguaje normal

   Como se lo preguntarías a un compañero, sin fórmulas ni instrucciones especiales.

3. 03

   Calcula sobre el fichero

   Las cifras salen de ejecutar operaciones sobre los datos, no de lo que el modelo estime.

4. 04

   Te enseña el resultado y su origen

   Qué columnas, filtros y operaciones ha usado, para que lo revises de un vistazo.

5. 05

   Si pides una transformación, crea un fichero nuevo

   Un Excel o un CSV listo para usar o para cargar en tu programa, con el original intacto.

Por qué no pegarlo en ChatGPT

• Los datos del cliente acaban en una cuenta personal, sin contrato de encargo del tratamiento. Lo explicamos en ¿es seguro usar IA con los datos de mis clientes?, que vale igual para una asesoría.
• Las cifras pueden salir «de memoria». Un modelo de lenguaje que suma mentalmente cientos de filas se equivoca. Hay que obligarle a calcular sobre el fichero y a enseñar cómo lo ha hecho.
• No conoce vuestras carpetas. Cada vez hay que buscar el fichero, subirlo y explicarle de qué cliente es.

Si quieres la comparación completa, mira qué aporta un empleado digital frente a ChatGPT.

Dónde están los datos

El asistente trabaja dentro de las cuentas de la asesoría: vuestras carpetas, vuestro correo y vuestros permisos. Usa modelos a través de servicios empresariales que no entrenan con los datos, con proveedores de IA de la UE y seudonimización cuando hace falta. Cada consulta queda registrada con quién la hizo. Si la asesoría prefiere que nada salga de su red, también se puede montar con un servidor de IA propio, sabiendo lo que se gana y lo que se pierde.

Qué no hace

• No sustituye el criterio del asesor: responde y prepara, y el asesor decide qué hacer con el resultado.
• No envía nada al cliente por su cuenta.
• No cambia los ficheros originales.

Por dónde empezar

En un diagnóstico gratuito vemos qué preguntas os hacéis más a menudo sobre los ficheros de los clientes, dónde están esos ficheros y qué programa usáis. Con eso te decimos cómo lo montaríamos, con precio cerrado y sin permanencia.