La documentación del trimestre, sin perseguir a cada cliente

Cada trimestre se repite la misma carrera. Los modelos trimestrales se presentan del 1 al 20 de abril, julio y octubre, y los del cuarto trimestre durante enero. Semanas antes alguien empieza a escribir a cada cliente para pedirle facturas, extractos y nóminas, apunta quién ha mandado qué, vuelve a escribir a los que no contestan y, a pocos días del plazo, llama a los rezagados. Es trabajo con una plantilla y una forma de actuar muy claras. Por eso se puede delegar.

Qué hace el empleado digital en cada cierre

1. 01

   Sabe qué espera de cada cliente

   Una lista por cliente: qué documentos manda cada trimestre, por qué canal y quién es su asesor.

2. 02

   Lo pide a tiempo

   Escribe a cada cliente por su canal habitual (correo o WhatsApp) con la lista concreta de lo que le falta, no un mensaje genérico.

3. 03

   Reconoce y archiva lo que llega

   Identifica de qué cliente es cada documento, qué tipo es y de qué periodo, y lo guarda en su carpeta.

4. 04

   Vuelve a pedir lo que falta

   Recuerda solo lo pendiente, con la frecuencia y el tono que hayas aprobado, y aprieta más cerca del plazo.

5. 05

   Te enseña cómo va

   Quién está completo, quién no y qué falta. Avisa al asesor de los clientes que siguen sin contestar para que llame él.

Sin portal y sin cambiar de programa

Muchas soluciones para asesorías piden al cliente que suba sus facturas a un portal. Funciona con los clientes que se acostumbran, pero no con los que siguen mandando fotos por WhatsApp o todo el trimestre en un correo el último día. El empleado digital trabaja con lo que el cliente ya hace: recibe por correo o WhatsApp, ordena lo que llega y lo deja en las carpetas de la asesoría.

Tampoco hay que cambiar de programa de contabilidad. Lo recogido puede seguir a la lectura y contabilización de facturas en el programa que ya usáis, sea a3, Sage u otro.

Qué sigue decidiendo el asesor

• Qué se le dice a cada cliente y con qué tono.
• Las excepciones: el cliente que ha cambiado de actividad, el que tiene un problema o el que necesita una llamada.
• Cuándo deja de insistir el empleado digital y coge el teléfono una persona.

Qué cambia en el cierre

• Nadie dedica días a escribir y apuntar quién ha mandado qué.
• Los documentos llegan antes, porque la primera petición sale a tiempo y concreta.
• El estado de cada cliente está a la vista, no en la cabeza de una persona.
• El equipo llega al plazo con la documentación ordenada y dedica el tiempo a revisar y asesorar.

Por dónde empezar

En un diagnóstico gratuito revisamos cómo pedís hoy la documentación, por qué canales llega y qué programa usáis. Con eso te decimos qué se puede automatizar en vuestro caso, con precio cerrado y sin permanencia. Si en tu asesoría ya usáis ChatGPT para redactar los correos, mira qué aporta un empleado digital frente a ChatGPT.