¿Contrato a una persona de administración o automatizo las tareas repetitivas?

Cuando una empresa nota que no llega, la primera idea suele ser contratar. Es razonable, pero antes conviene mirar qué trabajo es el que no se llega a hacer. Si es mucho y siempre igual, contratar a alguien para hacerlo a mano es pagar un sueldo por copiar y pegar.

¿Cuánto cuesta una persona más?

Según la Encuesta Trimestral de Coste Laboral del INE, en el segundo trimestre de 2026 el coste medio por trabajador fue de 3.388 € al mes. De ellos, 2.513 € son salario y 875 € son otros costes, sobre todo cotizaciones a la Seguridad Social. El coste por hora efectivamente trabajada fue de 26,18 €.

Es una media de todos los sectores y puestos: un puesto de administración puede estar por encima o por debajo. Y hay costes que no aparecen en esa cifra:

• Selección y formación hasta que la persona rinde.
• Vacaciones y ausencias: al menos 30 días naturales de vacaciones al año (artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores), más bajas y permisos.
• Picos de trabajo: una persona tiene un horario; el cierre de trimestre o una campaña no.

¿Cuánto cuesta el trabajo repetitivo que ya hacéis?

Con los supuestos de nuestra calculadora de ROI (30 € por hora y 4,33 semanas al mes), cada hora diaria que alguien dedica a una tarea repetitiva cuesta unos 650 € al mes. Si tres personas pasan dos horas al día leyendo correos, copiando datos o persiguiendo documentos, son unos 3.900 € al mes en trabajo que no exige criterio. Es más que el coste medio de una persona nueva, y ya lo estáis pagando.

¿Cuánto cuesta automatizar?

Depende del proceso, por eso en Amud empezamos con un diagnóstico gratuito. Después, el precio es cerrado por proyecto y sin permanencia, más el coste de uso de las herramientas y de los modelos de IA, que depende del volumen. Lo que conviene comparar no es el precio, sino cuántas horas libera y en cuánto tiempo se recupera.

Contratar o automatizar, punto por punto

Cuándo contratar, cuándo automatizar y cuándo las dos cosas

Contrata cuando el trabajo pide criterio, relación con clientes o proveedores, o tareas que cambian cada día. También cuando lo que falta es capacidad comercial o técnica, no tiempo de administración.

Automatiza cuando la tarea:

• se repite muchas veces a la semana
• sigue unas reglas que sabrías explicar
• consiste en mover información de un sitio a otro (del correo al programa, del PDF al Excel, del pedido al ERP)

Haz las dos cosas cuando el equipo está saturado por lo repetitivo y además le falta alguien para lo que aporta valor. Automatizar primero lo repetitivo suele cambiar el perfil que necesitas contratar: en lugar de alguien que teclee, alguien que atienda, revise y decida.

¿Y si ya lo hacemos con ChatGPT?

Es la objeción que más oímos. ChatGPT ayuda a la persona que lo usa, pero trabaja cuando alguien se lo pide: hay que abrir la conversación, darle el contexto y llevar el resultado a su sitio. Un empleado digital trabaja conectado a vuestro correo y vuestros programas, empieza solo cuando llega el trabajo y pide aprobación antes de lo importante. Lo comparamos con detalle en ya usamos ChatGPT: ¿qué aporta un empleado digital?.

Por dónde empezar

1. Haz una lista de las tareas que se repiten cada semana y quién las hace.
2. Apunta cuántas veces ocurren y cuánto se tarda cada vez.
3. Marca las que siguen reglas claras: son las candidatas a automatizar.
4. Pon cifras con la calculadora de ROI y compáralas con el coste de contratar.

Si quieres profundizar, en qué procesos automatizar primero explicamos cómo priorizar, y en cómo trabajamos cómo es el diagnóstico.