Pedidos por correo o WhatsApp, directos a tu ERP sin teclearlos

En muchas pymes, los pedidos no llegan por una tienda online. Llegan como llegan: un correo con el pedido en el texto, un PDF del cliente, una foto de la hoja de pedido por WhatsApp o un Excel con referencias que solo entiende quien lleva años en la empresa. Alguien los abre uno a uno, busca al cliente, traduce cada referencia, comprueba precios y los teclea en el ERP. Si hay muchos o esa persona falta, los pedidos esperan.

Qué hace la automatización con cada pedido

1. 01

   Lo recibe por el canal que sea

   Correo, WhatsApp Business, PDF adjunto o Excel. El cliente no tiene que cambiar su forma de pedir.

2. 02

   Identifica al cliente y los artículos

   Reconoce quién pide y relaciona cada línea con vuestro catálogo, también cuando el cliente usa su propia forma de llamar a los productos.

3. 03

   Comprueba que todo cuadra

   Que el cliente y los artículos existen, y que las cantidades y los precios encajan con su tarifa y sus condiciones.

4. 04

   Lo crea en el ERP

   El pedido entra con sus líneas, listo para preparar o facturar, o en borrador si preferís validarlo antes.

5. 05

   Avisa de lo que no cuadra

   Un artículo que no existe, un precio distinto o una cantidad rara: ese pedido va a una persona con la duda señalada.

Encima de tu ERP, no en su lugar

No hay que cambiar de programa. La automatización se conecta a vuestro ERP por su API cuando la tiene y, si no, por importación de ficheros u otra vía estable. El pedido aparece en el ERP como si lo hubiera tecleado alguien del equipo, con su registro de cómo entró. Es lo que hacemos en integraciones entre sistemas: que los programas que ya usáis se pasen los datos sin que nadie los copie.

Qué sigue haciendo tu equipo

• Revisar los pedidos que no cuadran, que suelen ser pocos y ya llegan con la duda marcada.
• Hablar con el cliente cuando hay un problema de verdad: falta de stock, un precio especial o un cambio.
• Decidir las reglas: qué se confirma solo y qué espera a una persona.

Cuánto cuesta hoy teclearlos

Con los supuestos de nuestra calculadora de ROI, cada hora diaria que alguien dedica a una tarea repetitiva cuesta unos 650 € al mes. Si meter pedidos se lleva dos horas al día, son unos 1.300 € al mes, sin contar los errores al teclear ni los pedidos que esperan. Si estás pensando en contratar a alguien para esto, mira antes ¿contrato a una persona o automatizo?.

Un caso real con integraciones

En una empresa de venta y renting de vehículos, cada lead que escribe por WhatsApp o correo queda registrado en el CRM, las fichas de la web se actualizan solas cuando entra un coche o cambia un precio, y la documentación se revisa antes de llegar a la financiera. Es el mismo principio: los datos entran donde tienen que estar sin que nadie los copie. Lo contamos en este caso.

Por dónde empezar

En un diagnóstico gratuito vemos por dónde os llegan los pedidos, cuántos son, qué ERP usáis y qué reglas seguís para aceptarlos. Con eso te decimos qué parte se puede automatizar, con precio cerrado y sin permanencia.